PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Resumen
La presente investigación incursiona en la administración financiera a corto plazo desde una perspectiva teórica – metodológica. La misma persigue como objetivo: proponer un procedimiento para la construcción de un presupuesto de efectivo que contribuya a la toma de decisiones financieras a corto plazo.
La misma parte desde las concepciones teóricas generales relacionadas con la temática para fundamentar la propuesta presentada, a saber: diagnóstico a través de razones financieras y del estado de flujo de efectivo, efectivo necesario según operaciones, distribución del efectivo necesario según tasa predeterminada y elaboración del presupuesto de efectivo; aspectos esenciales en la gestión del efectivo.
De esta manera se contribuye con el proceso de toma de decisiones desde la administración financiera a corto plazo.

Palabras claves: Administración financiera, Presupuesto de Efectivo.

INTRODUCCIÓN

Ante las nuevas condiciones económicas y financieras internacionales, es de vital importancia poner en práctica todos aquellos mecanismos de administración que conduzcan a las organizaciones a alcanzar mayores niveles de eficiencia y productividad, en aras de un desarrollo sostenible ajustado a las necesidades de la sociedad y en armonía con el medioambiente.

Como es bien sabido, las estructuras empresariales han sido el principal motor impulsor en el desarrollo de la sociedad, sin embargo, su administración eficiente se ha visto amenazada constantemente por las cada vez mayores crisis emanadas de las filosofías capitalistas de dirección y gestión, por otro lado las políticas financieras internacionales que responden a los intereses de un pequeño grupo, desde donde se decide el destino de la economía a nivel mundial, todo esto se traduce a que hayan países que difícilmente alcancen un nivel de desarrollo determinado en la declarada competencia, que presentan las grandes empresas capitalistas.

Es por esto que se hace necesario acudir a nuevos estilos de dirección y organización capaces de enfrentar esta triste realidad, asegurando por su parte el bienestar social, que solo es encontrado con las prácticas de tipo de economía social.

Son muchas las vertientes que se han estudiado en aras de buscar eficiencia en cada decisión acometida, dentro de los niveles de decisión que han sido definidos por muchos especialistas se encuentran los escenarios operativos, tácticos y estratégicos.

La administración financiera a corto plazo es la contribución de este material, la misma es necesaria para conducir a cualquier negocio al éxito de su gestión y por tanto se ubica en las tan decisivas decisiones a corto plazo (operativas), pues se infiere que si no se es eficiente a este nivel para qué pensar en los otros.

Por lo que persigue como objetivo general el siguiente:

Proponer un procedimiento para la construcción de un presupuesto de efectivo que contribuya a la toma de decisiones financieras a corto plazo.

Es evidente la importancia y contribución del tema en las prácticas gerenciales dentro de cualquier organización y en su caso particular en el desempeño empresarial. Siempre resultará imprescindible conocer el ¨valor¨ desde el plano financiero aportado por cada decisión tomada, es decir, si se parte como principio que las decisiones de índole financiera contribuyan a aumentar el valor de la empresa, entonces deberán ser medidas las decisiones desde tal perspectiva; dando respuesta a las preguntas siempre recurrentes en las finanzas que se plantean: en qué invertir y como financiar tal inversión, de aquí nace el valor aportado.

DESARROLLO

La administración financiera a corto plazo en la toma de decisiones.

Desde la economía, las finanzas son consideradas como aquellas actividades relacionadas con los flujos de efectivo, que puede notarse desde las interacciones entre los estados, las empresas; hasta entre los propios individuos. Por ende, se encarga esta especialidad de la obtención y uso del dinero, es decir, de su gestión, además de considerar otros valores tales como los títulos de valor.

La Administración Financiera es el área de la Administración que se encarga del manejo de los recursos financieros de las organizaciones, esta se centra en dos aspectos importantes como lo son la rentabilidad y la liquidez, asegurando a su vez el aumento del valor de la empresa. Siendo en esencia este ¨valor¨ desde el plano financiero, la capacidad que tiene una empresa para obtener flujos de efectivo futuros incrementales.

Por otra parte es de señalar que dentro de las funciones básicas que desarrolla la administración financiera se encuentran: las decisiones de inversión, de  financiación y las decisiones sobre los dividendos en los negocios, conduciendo al administrador financiero al manejo eficiente de todos los recursos en aras de obtener mayores niveles de rentabilidad a bajos costos.

Entre las principales funciones del administrativo financiero se encuentran:

• La planeación, obtención y uso de fondos para maximizar el valor de la organización.

• Invertir los recursos financieros excedentes en: adquisición de inmuebles, terrenos u otros activos para el crecimiento empresarial.

• Mantener una posición financiera favorable capaz de asegurar el pago de sus compromisos así como de aseguramiento para el crecimiento del negocio.

A menudo la administración financiera para su estudio es dividida en:

• Administración financiera operativa o a corto plazo

• Administración financiera estratégica o a largo plazo

La primera, según criterios de varios especialistas involucra períodos de hasta dos años y aborda aspectos relacionados con la administración del capital de trabajo, las fuentes de financiamiento a corto plazo así como el análisis y la planeación financiera; que dentro de sus resultados se tienen los presupuestos de operación, de efectivo así como los estados financieros pro forma.

Mientras que el a largo plazo abarca períodos que pueden oscilar de dos hasta diez años y se centra en los gastos de capital, de desarrollo e investigación, de mercado y de productos, además de las fuentes de financiamiento. También tiene como resultado la elaboración de presupuestos, planes y de utilidades.

Hasta este punto se puede plantear que las finanzas así como su administración, se caracteriza fundamentalmente por las decisiones de inversión y financiación materializada en la elaboración de planes, presupuestos, es decir, de prever, pronosticar el futuro, con vistas a aumentar el valor de las organizaciones.

El análisis financiero y su incidencia en la toma de decisiones.

Siempre resulta importante conocer y evaluar el comportamiento de las decisiones de un negocio una vez concluido un ejercicio económico tal y como se hizo mención anteriormente. A menudo el método más utilizado lo constituye las razones financieras, quien a partir de los estados básicos de la contabilidad se puede obtener un juicio crítico sobre la posición económica (estado de resultados) y financiera (balance general) obtenida en un momento determinado. Este tipo de análisis favorece el proceso de toma de decisiones al evaluar el comportamiento de las distintas actividades del negocio a través de indicadores financieros.

Según (Gitman 2006):

“El análisis de estados financieros normalmente se refiere al cálculo de razones para evaluar el funcionamiento pasado, presente y proyectado de la empresa, el análisis de razones es la forma mas usual de análisis financiero”.

Sin embargo a pesar de su utilidad hay que tener en cuenta lo siguiente:

Van Horne, J (1988).

…“los estados financieros informan sobre el pasado y por tanto el examen de datos pasados es un examen del pasado y si esa información va a utilizarse en la toma de decisiones en el futuro es necesario estar seguro de que ese pasado es una base racional para predecir el futuro”.

Esta apreciación deja claro que el analista no debe descuidar las bases sobre las cuales se tomarán las futuras decisiones, lo que constituye un punto de partida para nuevas proyecciones y evaluaciones.

Los indicadores a los que se hacen referencia anteriormente y que siempre resultan reiterativos en las evaluaciones financieras son:

  • Razones de liquidez (se refiere fundamentalmente a la liquidez que se posee para hacer frente a los compromisos contraídos en el a corto plazo).
  • Razones de endeudamiento (financiamiento a través de deudas, muestran hasta qué punto la empresa está endeudada).
  • Razones de rentabilidad (muestran la eficiencia de la empresa en el uso de sus activos.
  • Razones de valor de mercado (muestran cuan alta es la valoración de la empresa para los inversores).

Es válido tener en cuenta que una sola razón financiera no ofrece suficiente información y para efectos de comparación puede ser: con la propia empresa, con la empresa líder o con promedios industriales (media ramal).

Hasta aquí se puede plantear que la administración financiera es la tarea de cada administrador encaminada a maximizar el rendimiento de las inversiones a bajos costos, y que la eficiencia de sus decisiones podrán ser medidas a través del análisis financiero, las cuales a su vez serán el punto de partida para trazar nuevos planes y estrategias. 

El efectivo en la empresa. Su administración.

El efectivo se define a menudo ¨como un activo que no genera utilidades¨. Es necesario para pagar mano de obra, materia prima, para la compra de activos fijos, para el pago de impuestos, dividendos, etc. Por tanto, como por si solo no genera ningún interés, se le necesitará mantener en niveles necesarios que aseguren la operatividad de un negocio.

Algunas apreciaciones sobre efectivo apuntan:

El efectivo es el aceite que lubrica las ruedas de los negocios… Weston, F (1992). Esto da la medida de que su generación es fundamental para el funcionamiento de los mismos.

Por lo que el administrador financiero se ve en la necesidad de mantener una cantidad de efectivo necesaria para, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar los compromisos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.

Para Horngreen, Ch. (2001) significa efectivo:

¨Dinero y cualquier medio de cambio que acepte el banco a su valor nominal, el efectivo incluye el dinero en billetes, monedas, los certificados de depósitos y los cheques, tanto se conserven a la mano, en una caja de seguridad o depositado en el banco¨.

Resulta evidente que la administración debe garantizar una cantidad de efectivo capaz de atender las necesidades previstas e imprevistas del negocio, y a la vez, que este saldo se encuentre en los niveles más bajos posibles dado el costo de oportunidad en que se incurre al no poderse colocar para generar beneficios.

Lo que si está claro que sin efectivo es prácticamente imposible operar un negocio, como bien se precisa en la primera apreciación viene a ser una especie de “lubricante” que asegura el funcionamiento de una organización, es por esto que según criterio compartido entre varios autores se precisan las siguientes razones para mantener su uso y cuantía, estas son:

  1. Transacciones (el efectivo es necesario para comprar y pagar)
  2. Precautorio (es un saldo que se mantiene para cubrir imprevistos: huelgas, incendios, crisis, etc.)
  3. Especulativo (es un saldo para aprovechar cualquier oportunidad de compra).

Los saldos y las reservas de efectivo dependen en forma significativa de la producción y las técnicas de venta de la empresa y de los procedimientos que la misma efectúa para los cobros y los pagos.

Esto está relacionado con el ciclo de efectivo (CE), que mide la eficiencia de los flujos de entradas y salidas de efectivo en un negocio. Por medio de la administración eficiente de este, el administrador financiero mantiene un nivel bajo de inversión en efectivo y así ayuda a maximizar el rendimiento en la empresa. 

Ciclo de Efectivo. 

Weston (1987)

¨Es la parte integrante del ciclo operativo donde la organización económica no hace más que invertir fondos para los pagos de explotación (compras, sueldos, otros gastos, etc.) y su intervalo está comprendido entre el pago a proveedores y el cobro a clientes.¨

Es un interés de toda empresa que este ciclo sea lo más corto posible para reducir sus necesidades de financiación.

Una mala gestión en la administración del flujo de efectivo genera importantes tensiones financieras a las empresas, por lo que se deben implementar todas las medidas oportunas para que este ciclo sea lo más corto posible, a la vez que es considerada una de las partes más significativas de la administración financiera a corto plazo.

Al analizar el ciclo de efectivo es útil distinguir dos factores: el ciclo operativo (CO) y el ciclo de pagos (CP), los cuales se combinan para determinar el ciclo de efectivo.

Matemáticamente sería:

CE = CO – CP

El ciclo operativo (CO) es una medida de la cantidad de tiempo que transcurre desde que se compra la materia prima para producir bienes hasta que se cobra al cliente, pasando por el proceso de producción, almacenamiento y venta. El ciclo operativo toma en cuenta dos determinantes de liquidez:

La primera es el período de conversión de los inventarios (CI), este es un indicador sobre el tiempo promedio que necesita una empresa para convertir sus inventarios de materias primas a producción terminada, y de esta en ventas realizadas a los clientes.

Este período se mide por los plazos promedios de los inventarios de materiales, producción en proceso y producción terminada.

Por su parte la segunda, se refiere al período de conversión de las cuentas por cobrar (CC), que es el indicador del tiempo promedio que necesita una empresa para convertir sus cuentas por cobrar en efectivo. Este período se mide por el ciclo promedio de cobranza.

Esto puede ser expresado a través de la siguiente fórmula:

CO = CI + CC

El ciclo operativo se centra en la oportunidad de los flujos de entrada de efectivo, pero elude la oportunidad de los flujos de salida (momento en el que se deben pagar las compras y la mano de obra).

Sin embargo, los requerimientos de financiamiento de la empresa se verán influenciados por su capacidad de demorar los pagos al comprar materiales a plazos prolongados de crédito o al hacer pagos de mano de obra después de que el trabajo ha sido realizado.

El ciclo de pago (CP) es el indicador del tiempo que transcurre como promedio entre la fecha de compra de los materiales y la fecha en que se realiza el pago de los mismos a los proveedores.

Por tanto el ciclo de efectivo puede ser expresado por la siguiente expresión:

CE = CO – CP; o lo que es lo mismo:

CE = CI + CC – CP

Por lo que el ciclo de efectivo muestra cada cuántos días se recibirá efectivo, por lo tanto indica también los días que se necesitarán financiarse.

Estrategias para la administración del efectivo.

La administración del efectivo necesita de medidas de carácter estratégico y organizativo que involucran los flujos monetarios y por tanto a los resultados financieros de la empresa. Este concepto cobra mayor importancia cuando existen situaciones de altos costos o escasez de los márgenes de beneficio.

Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración del efectivo, son las siguientes:

  • Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible, pero sin perder reputación crediticia
  • Utilizar el inventario lo más rápido posible, pero manteniendo un margen de seguridad que garantice la producción.
  • Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser  económicamente justificables.

Se puede concluir que la administración del efectivo será siempre una tarea recurrente de las administraciones, de este depende la credibilidad del negocio así como garantizará su supervivencia en tiempos de crisis y su crecimiento en etapas de auge económico.

Avanzando un poco más en el análisis y evaluación del uso del efectivo en una entidad se estará en condiciones de mostrar otro elemento importante a tener en cuenta en su gestión, este es el Estado de Flujo de Efectivo.

Estado de flujo de efectivo. 

Las operaciones de una empresa están compuestas por ciclos que involucran entradas y salidas al sistema, pues ocurre lo mismo con el efectivo, donde estas actividades diarias provocan un flujo de entradas y salidas de efectivo.

Dado esto, es preciso señalar la importancia que esto representa para la dirección, por lo que para medir la eficiencia en la toma de decisiones pasadas se hace necesaria la confección de un Estado de Flujo de Efectivo que muestre claramente su comportamiento en un período determinado de operación.

Esta sincronización que se da entre entradas y salidas de efectivo explica el grado de efectividad que se ha producido en la utilización de los recursos monetarios y que tal está la estabilidad financiera de la empresa.

Por lo que se puede plantear que este estado debe ser utilizado para:

  • Analizar la certidumbre de los flujos de efectivo.
    • Analizar la capacidad que se tiene para generar efectivo.
    • Comportamiento del pago de las obligaciones.
    • La planificación de las entradas y salidas de períodos futuros.
    • Proyección de posibles escenarios sobre la base de nuevas políticas de gestión.
    • La toma de decisiones adecuadas.

Un modelo general del estado de flujo de efectivo puede ser:

Entradas de efectivo

- Salidas de efectivo

= Flujo de efectivo

+ Saldo inicial de efectivo

= Flujo neto de efectivo

Por otra parte, no solo este estado da una visión general del movimiento del efectivo traducido en cobros y pagos si se quiere, si no que pueda realizarse de manera más detallada involucrando las actividades de operación, inversión y de financiación que tienen lugar en una entidad durante un ejercicio económico. (Normas Cubanas de Contabilidad. NCC.-2/ 2006. Estado de Flujos de Efectivo.)

Si se pretende hacer de manera detallada como se explica anteriormente habría que delimitar los hechos económicos en estas tres categorías expuestas:

Actividades de operación (las relacionadas con la determinación de la utilidad)

Actividades de inversión (las relacionadas con los procesos de inversión)

Actividades de financiación (las relacionadas con las fuentes de financiamiento externas a la empresa)

Para determinar el flujo de efectivo bastaría con operar entradas menos salidas en cada apartado descrito anteriormente, lo normal debería ser que las entradas sobrepasen las salidas, pero hay que tener en cuenta que en algún caso pudiera ocurrir lo contrario.

Por tanto, es evidente que si las entradas superan las salidas deberá quedar un saldo de efectivo positivo, garantizando por su parte las operaciones en el a corto plazo. Si por el contrario, esta diferencia arroja un saldo negativo la empresa estaría en una posición riesgosa.

Es válido resaltar que las actividades de operación son las fundamentales, al considerarse la fuente básica que sustenta el funcionamiento empresarial.

Queda más que evidente la importancia del estado de flujo de efectivo, solo resaltar su utilidad a efectos de análisis y podrá ser utilizado también con propósitos de planeación, control y toma de decisiones.

Anteriormente se ha hablado de un valor de efectivo mínimo o necesario, por lo que cabría preguntarse ¿cómo determinarlo? Al respecto se exponen algunos métodos para tales efectos y del cual forma parte necesaria del presupuesto de efectivo que será abordado en el siguiente aspecto.

Métodos para determinar el efectivo necesario.

Atento a esto Ross, S. (1993) establece: “…el objetivo básico de la administración del efectivo es mantener la inversión de efectivo tan baja como sea posible manteniéndose operando las actividades de una forma eficiente y con eficacia…”

Este concepto viene a sellar las precisiones anteriores, dejando evidenciado que la inversión en este activo circulante debe ser tan mínima como sea posible, ahí es donde el administrativo tiene su reto, que garantice a su vez el aumento de la rentabilidad al disponer de mayor cobertura para nuevas opciones de inversión.

Bolten, S. (1996) por su parte expresa: “… Se quiere minimizar los saldos de efectivo ociosos porque no producen nada para la empresa; pero al mismo tiempo se debe contar con el efectivo suficiente para no interferir en el proceso ordenado de producción y venta…”

Ya en esta apreciación no se habla solamente de mantener un nivel mínimo si no de la disminución del efectivo ocioso, por lo que visualiza todo el proceso de administración y gestión del efectivo en la toma de decisiones, que es tan decisivo para la buena imagen empresarial ante inversionistas, proveedores y competidores incluso ante instituciones financieras.

Sin embargo como se ha hecho mención anteriormente, aún manteniendo un nivel bajo de efectivo, estará presente un costo de oportunidad del capital, dado por la propia renuncia al rendimiento de otras posibles inversiones a corto plazo por mantener tal saldo.

Algunos se han pronunciado por la obtención de un valor óptimo o necesario a mantener a través de un modelo, a continuación se hace referencia:

Modelo Baumol, W (1952):

Este modelo se basa esencialmente en el modelo de cantidad económica del pedido (EOQ) para la administración del inventario, que se basa en que el costo de mantenimiento y el costo de ordenamiento se igualan, además presenta los siguientes supuestos:

  • La empresa tiene una demanda estable de efectivo.
  • Los gastos ocurren en uniformidad a lo largo del tiempo.
  • La empresa obtiene su efectivo mediante la venta de valores negociables.
  • La obtención de fondos para reaprovisionar el efectivo ocurre cada vez que este saldo llega a cero.
  • La empresa presenta un flujo de efectivo predecible o con condiciones de certeza.

El modelo tiene como mérito que muestra de forma clara y precisa la naturaleza compensadora de los costos de pedido (transacción) y de oportunidad (mantenimiento), consideraciones muy importantes para toda estrategia de administración de efectivo.

Para finalizar la apreciación sobre este método y corroborar la posición de este investigador se considera la siguiente apreciación sobre este modelo:

Stephen Ross expresó: ‘’… el modelo Baumol es posiblemente el más simple modelo para la determinación de la posición óptima de efectivo. Su principal debilidad es que asume como ciertos y descritos los flujos de caja…‘’

Modelo de Miller-Orr o Modelo Estocástico:

Este método pretende lidiar con una de las debilidades del método anterior, y es sobre la incertidumbre de los flujos de efectivo, por tanto sobre esta base Merton Miller y Daniel Orr en 1966 dan tratamiento a los cambios periódicos en los saldos de efectivo (entradas y salidas) a través de un nuevo modelo. Basándose en la determinación del momento y el tamaño de las transferencias entre las cuentas de efectivo y los valores negociables según el proceso de decisión, además de manejar los criterios de costo de oportunidad, así como el costo de transferencia de valores negociables a efectivo.

Este modelo se muestra un poco más ventajoso, y converge con el anterior en  acudir al financiamiento a través de valores negociables y no hacen referencia a otras modalidades de financiamiento.

Por lo que contextualizando estos puntos de vista desde la economía cubana ambos son inoperantes. No obstante, es preciso señalar que otros investigadores nacionales han extrapolado estos métodos y los han aplicado sobre ciertos supuestos como alguna medida para la gestión del efectivo. La posición de este investigador se limita a utilizar el siguiente método.

Método directo Gitman, L. (1986)

Este método es muy sencillo y aplicable a muchas organizaciones y parte de que el saldo de efectivo que se va a mantener es el promedio que se necesita para la realización de las operaciones.

Este en particular se basa en la rotación de la caja de la empresa y en los desembolsos de efectivo en un período determinado.

Se determina de la siguiente manera:

Efectivo necesario = Salidas de efectivo / Rotación de Caja.

Donde:

Rotación de Caja = 360 / Ciclo de Caja (sobre la base de un año)

De acuerdo a esta ecuación la magnitud de efectivo depende en última instancia del ciclo de caja.

Todo lo expuesto hasta el momento apunta generalmente a la evaluación económica financiera de un negocio, que no es más que el resultado de lo que una vez se proyectó. Por lo que se analizará el cómo planear las operaciones que tienen lugar en la empresa desde una base del efectivo, es decir, a través de un presupuesto de efectivo.

Presupuesto de efectivo

Existen muchos aspectos en la literatura relacionados con los presupuestos, en esta investigación solamente serán tratados los que de una u otra forma tributan a la misma.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones en una organización, entiéndase que no busca eliminarlos si no más bien los que vale la pena correr. Y deben ser construidos sobre límites razonables que pueden diferir de acuerdo a tantas formas organizativas exista.

Además en los mismos deberán quedar reflejadas las políticas y estrategias de la empresa hacia el logro de los objetivos de la administración y ser un método participativo entre las distintas estructuras comprendidas para un resultado eficiente.

El siguiente esquema muestra una visión general del proceso de planificación de una empresa expuesto por Ralph Polimeni (2005), lo que el mismo llama Presupuesto Maestro.

Presupuesto de Operaciones:

Contempla las actividades de explotación de la empresa, tales como: producción, aprovisionamiento, almacenaje, distribución y ventas, de recursos humanos y de sistemas informáticos y administrativos que dan soporte de gestión a las anteriores.

Presupuesto de inversión:

Determina la composición y el importe de las inversiones a realizar durante el período presupuestado.

Presupuesto Financiero:

Evalúa las necesidades de financiación que se derivan del propio proceso de presupuestación y establece un plan de financiación para el proceso inversionista trazado anteriormente, este se resume en el presupuesto de efectivo, que permitirá la obtención de estados financieros provisionales y la estimación de los costos financieros de la empresa.

Los presupuestos pueden cubrir diversos espacios de tiempo tal y como se hizo referencia anteriormente, estos pueden ser:

A corto plazo:

Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de uno y hasta dos años.

A largo plazo:

Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente adoptan los estados y grandes empresas y pueden agrupar un período de 2 o más años.

Los presupuestos constituyen una de las herramientas básicas para la planeación y control de las operaciones encaminadas al logro de los objetivos, y deben desarrollar tres actividades básicas en una empresa:

  • Indicar la cantidad y el momento de las necesidades de financiación futura de la empresa así como de la inversión de valores excedentes.
  • Proporcionar la base para tomar medidas correctivas en el caso de que existan desviaciones (plan/real).
  • Proporcionar la base para evaluar el desarrollo de la empresa.

Retomando el esquema de Polimeni se hace una presentación de la proyección de los estados financieros básicos, a partir de todos los presupuestos indicados y con especial cuidado, la proyección de flujo de efectivo, la más importante herramienta financiera a corto plazo para la eficiente gestión de la liquidez empresarial, además del balance general pro forma, que abarca todos los renglones del activo, pasivo, y capital contable.

La estructura financiera de una empresa está relacionada, con las necesidades de capital de trabajo, la generación de fondos internos incluyendo el presupuesto de caja, así como la composición de capital social y utilidades retenidas. Todo esto responde a la planeación financiera y en particular a efectos de esta investigación será abordado el presupuesto de efectivo.

En muchas formas el presupuesto de efectivo se parece al estado de flujo de efectivo tratado anteriormente; a continuación se precisan algunos aspectos distintivos al respecto.

El presupuesto de efectivo brinda una proyección de los flujos de caja de un período determinado, con el objetivo de determinar en que momentos necesitar financiamiento y en cuáles invertir excesos.

Para su elaboración es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Inicia con un pronóstico de ventas para el período analizado.
  • Tener en cuenta la existencia de gastos que no requieran pago de efectivo como es el caso de la depreciación.
  • Realizar un pronóstico de los cobros y pagos que se ejecutarán en cada uno de los intervalos que contenga el presupuesto de efectivo.
  • El período que se considere en el presupuesto de efectivo (por lo general un año) se divide en intervalos, dependerá de cuán estacionales e inciertos sean los flujos de efectivo.

A continuación se ofrece el modelo general de Gitman:

Modelo general de presupuesto de efectivo

Entradas de efectivo:

Son aquellas que van a constituir la totalidad de los renglones de los cuales resultan entradas de efectivo en un período cualquiera. Dependen del monto de las ventas y de su proporción al contado y a crédito.

Ejemplos más usuales:

  • Ventas al contado
  • Cobranza de Ventas a crédito
  • Otras entradas de efectivo

Desembolsos de efectivo:

Comprenden todas las erogaciones de efectivo en el período referido.

Ejemplos más comunes:

  • Compras en efectivo
  • Pago de cuentas por pagar
  • Pago de dividendos
  • Arrendamiento
  • Salarios
  • Pagos de impuestos
  • Compra de activos fijos
  • Intereses sobre el pasivo
  • Pago de préstamos y abonos a fondos de amortización
  • Readquisiciones o retiros de acciones
  • Otros 

Flujo neto de efectivo, saldo final de efectivo:

El flujo neto de efectivo se encuentra deduciendo los desembolsos de las entradas, agregando el saldo inicial en caja, así puede encontrarse el saldo final en caja del período. 

Saldo de efectivo requerido (o mínimo):

Es el saldo que la entidad debe tener disponible, para asegurar o garantizar el cumplimiento de sus obligaciones en el corto plazo. Y deberá ser determinado por uno de los métodos expuestos anteriormente.

Finalmente necesidad o exceso da la medida de en qué momento necesitar financiamiento en caso de que esté por debajo del efectivo requerido o si hacer inversiones a corto plazo en caso de que el efectivo sea superior al necesario. 

Interpretación del presupuesto de caja

El presupuesto de efectivo ilustra la eficiencia de una empresa en el uso y generación del efectivo. Si las entradas de efectivo son menores que los desembolsos representaría un flujo neto de caja negativo y esto constituye un déficit; si por el contrario las entradas de caja son mayores que las erogaciones existirá un flujo positivo, lo que significaría un exceso de efectivo.

Una empresa que espere tener un excedente de caja puede programar inversiones a corto plazo o usarse en alguna otra parte del negocio; en tanto una empresa que espere déficit de caja, debe planear la forma de obtener financiamiento a corto plazo.

Hasta aquí se ha construido los argumentos teóricos en su generalidad desde el punto de vista de la administración financiera a corto plazo, el siguiente aspecto que se presenta es con el objetivo de proponer una secuencia de pasos para finalmente presentar un presupuesto de efectivo que involucre los aspectos tratados en este trabajo.

Para la elaboración de este procedimiento es preciso resaltar que se ha tenido en cuenta la secuencia desarrollada anteriormente.

  1. 1.     Evaluación a través de razones financieras

Objetivo:

Evaluar desde las razones financieras la posición financiera y económica en cuestión determinando puntos fuertes y débiles de la organización.

  1. 2.     Estado de Flujo de Efectivo

Objetivo:

Determinar el ritmo de movimiento del efectivo en un periodo específico como condición necesaria para la liquidez de la organización.

  1. 3.     Determinar el ciclo y la rotación del efectivo

Objetivo:

Determinar la capacidad que tiene la organización en cuanto a la gestión del  efectivo. 

4.   Determinar el efectivo necesario según Gitman

Objetivo:

Determinar cuál será el efectivo necesario a mantener que asegure la liquidez y favorezca por tanto la rentabilidad de una organización.

  1. 5.     Distribución del efectivo según tasa determinada

Objetivo:

Distribuir el efectivo fijado anteriormente a partir de una tasa construida tomando como base las salidas previstas del periodo.

Observación:

Se determina identificando cuanto representa en por ciento cada periodo del total de desembolsos; y este será aplicado al efectivo necesario determinado anteriormente para la asignación, esto puede ser expresado de la siguiente manera:

Tasa de distribución=  Desembolso del periodo = %

Total de desembolsos

Valor asignado = efectivo necesario x tasa de distribución

Esto asegura una distribución menos arbitraria, al asignar mayores o menores cifras según los justifiquen las salidas previstas.

6.  Elaborar el presupuesto de efectivo

Objetivo:

Elaborar un presupuesto de efectivo que contribuya con la administración financiera a corto plazo identificando las opciones de inversión y financiación.

Conclusiones

Una vez finalizada esta investigación y como respuesta a su objetivo principal se precisan las siguientes conclusiones:

  • La administración financiera a corto plazo y en su caso particular del efectivo constituye un aspecto esencial en las organizaciones al formar parte de la planificación y toma de decisiones en aras de aumentar los niveles de rentabilidad por cada activo invertido.
  • Con la propuesta de procedimiento presentada para presupuestar el efectivo se contribuye a mejorar su gestión en una organización, asegurando además el aumento de valor por cada decisión financiera tomada (inversión – financiación).

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Weston, Fred y Copeland: Fundamentos de Administración Financiera Tomo I, Editorial MES.

Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Guerra Avila, Maikel: "Propuesta de procedimiento para la elaboración de un presupuesto de efectivo" en Revista Caribeña de Ciencias Sociales, febrero 2014, en http://caribeña.eumed.net/presupuesto-efectivo/

Revista Caribeña de Ciencias Sociales es una revista académica, editada y mantenida por el Grupo eumednet de la Universidad de Málaga.